Como organizar eventos corporativos de sucesso? Descubra agora!

///Como organizar eventos corporativos de sucesso? Descubra agora!

Como organizar eventos corporativos de sucesso? Descubra agora!

Quer entender como organizar eventos corporativos, mas não sabe por onde começar? Primeiro, perceba que existem alguns passos essenciais para que você não se esqueça de nenhum detalhe e entregue uma cerimônia brilhante.

Além disso, é preciso levar em consideração que a organização é o fator principal para obter o sucesso desejado, de modo que nenhum detalhe escape. Para ajudar você a reunir equipes empresariais em ações bem-sucedidas, pensamos em mostrar os principais passos de uma checklist de excelência.

Seguindo as 4 orientações a seguir, você verá que todo o seu plano será executado com mais praticidade e assertividade, sem surpresas no decorrer do processo de cumprimento das tarefas que forem definidas. 

Tenha em mente que colocar as ideias no papel significa ter um mapa completo do seu evento em mãos e conquistar domínio sobre ele. Anote a nossa lista e aprenda como dar um salto na gestão de encontros corporativos: 

1. Planejamento da infraestrutura

O primeiro passo para saber como como organizar eventos corporativos de modo eficaz aparece na hora de delimitar os orçamentos disponíveis. Inicialmente, esse é o ponto principal para definir quanto poderá ser gasto em todas as etapas do projeto. Fazer planilhas com dados de todos os custos e investimentos é um cuidado indispensável ao planejamento.

Fazendo esse controle, você terá uma visão ampla de valores por área do evento, não correndo risco de investir em algo desnecessário, e poderá verificar os custos separadamente, checando os principais ajustes.

Uma dica legal para reduzir despesas, por exemplo, é inovando em parcerias com empresas de propostas parecidas, ou que trabalhem com o estilo do evento e também com instituições que você desejaria investir como novidade, por exemplo. 

Na sequência, o próximo passo será determinar as datas de realização e o local. É importante que os convidados tenham disponibilidade para ir ao evento, portanto, tenha o cuidado de não escolher datas próximas às de outros eventos existentes, especialmente se forem de grande porte.

Além disso, tente não definir datas comprometedoras, como perto de fim de mês ou feriados, pois elas tendem a baixar muito a possibilidade de participação.

Já com relação ao local, opte por um ambiente que atenda ao seu público-alvo, de maneira que todos as pessoas sejam bem acolhidas e tenham suas expectativas correspondidas. Pense também em locomoção, acessibilidade e na escolha de um endereço “meio termo”, isto é, que seja acessível à maioria dos convidados.

2. Divulgação do evento

Fazer uma boa comunicação, relacionando-se diretamente com o seu público-alvo é a oportunidade que você tem para vender seu evento. Como atualmente o uso das redes sociais se tornou algo muito intenso e de fácil acesso, possibilitando ampla propagação, umas das formas mais indicadas para divulgar ações e engajar pessoas é por meio dessas plataformas.

Além de anunciar por meio de propagandas chamativas, criar uma página e um perfil do evento é uma forma de se diferenciar.

Na sua estratégia, considere ações com produtos ou brindes e também compartilhamentos de postagens com conteúdos de qualidade, que são eficazes no alcance do público e criam uma alta expectativa sobre o que vai acontecer no evento.

Aplicar estratégias de marketing inovadoras no próprio dia do evento é outra forma de dar conta do objetivo proposto, explorando o interesse do público. Pode-se usar como um chamativo, por exemplo, a distribuição de sorvetes gourmet em potes com a logo do evento.

Além de ser um presente interessante e diferente, também é delicioso e poderá melhorar o ânimo dos participantes, estimulando trocas de conversa. Tenha criatividade e invista em ações singulares para conquistar as pessoas.  

3. Execução do plano

Esteja sempre verificando a fluidez e o andamento das ações do evento. Confira se os distribuidores estão alinhados, se as funções estão estabelecidas, se tudo chegou conforme o solicitado.

Estabelecer uma checklist específica, dentro do plano geral, para essa etapa é crucial, pois, no dia do evento, tudo terá de estar em perfeita ordem. Esse é o momento que dará vida ao seu planejamento.

Nessa hora, a equipe é um ponto que merece cuidado. Faça uma pré-seleção de pessoas que estejam dispostas a oferecer um trabalho excelente e de confiança. Comunique a todos instruções para manter uma boa performance, medidas de segurança interna e ordens específicas para contornar qualquer imprevisto.

Os preparativos finais são apenas alguns ajustes que podem ser realizados perto da data do evento ou até mesmo no dia. Deixe algumas pequenas tarefas para essa última fase, mas somente aquelas que não precisam ser elaboradas ou que não ofereçam dificuldades de realização. 

Por fim, para não correr riscos, reveja sempre sua lista de tarefas e a mantenha atualizada, visando não perder o controle do que já está pronto e do que ainda está faltando. Mesmo fazendo previamente uma checklist completa, é bom se garantir e ter plena certeza de que tudo foi preparado adequadamente. 

4. Controle pós-evento

Os resultados e o feedback são muito importantes para quem organiza eventos, pois indicam se o objetivo foi atingido. Nessa hora, você também pode aprender muito em como pode melhorar sua atuação para próximos eventos. Saber como obter o retorno requer cuidado e é a melhor forma de averiguar se você está indo pelo caminho certo.

Uma estratégia bastante usada é fazer um questionário que confronte expectativa versus realidade entre os participantes. Além de a aplicação ser fácil e prática (o material pode ser entregue junto aos brindes, no início do evento), é um jeito sutil de conferir o retorno dos convidados.

Você também pode usar a tecnologia a seu favor: existem aplicativos especializados na captura desses tipos de dados. 

Outra ideia bacana é usar menos complexidade e explorar mais o relacionamento interpessoal: você pode treinar alguém da equipe para interagir com os convidados durante o evento e, nesse contato, descobrir a opinião deles.

Instruir o entrevistador para que seja descontraído é uma excelente pedida para motivar as pessoas e deixá-las mais à vontade para colaborar. 

O que você achou das dicas de como organizar eventos corporativos? Seguindo nossas sugestões, sua checklist vai ser executada com sucesso! Anotando cada tarefa realizada no seu instrumento de controle, certamente você conquistará uma visão mais ampla do seu evento. 

Gostou deste conteúdo? Então, aprenda ainda mais: veja aqui no blog como planejar um evento inovador em 6 passos! Até a próxima!

By | 2018-04-16T13:41:16+00:00 abril 16th, 2018|Categories: Corporativo|0 Comments